Text copied to clipboard!

Titel

Text copied to clipboard!

Records Coördinator

Beschrijving

Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een nauwkeurige en georganiseerde Records Coördinator om ons team te versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren, organiseren en onderhouden van bedrijfsdocumenten en gegevens. Je zorgt ervoor dat alle records correct worden opgeslagen, toegankelijk zijn voor bevoegde personen en voldoen aan wettelijke en bedrijfsvoorschriften. Daarnaast werk je samen met verschillende afdelingen om een efficiënte documentbeheerstrategie te implementeren en te handhaven. Als Records Coördinator speel je een cruciale rol in het waarborgen van de integriteit en veiligheid van bedrijfsgegevens. Je ontwikkelt en implementeert procedures voor documentbeheer, inclusief archivering, digitalisering en vernietiging van verouderde records. Je bent ook verantwoordelijk voor het trainen van medewerkers in best practices voor documentbeheer en het ondersteunen van audits en nalevingscontroles. Om succesvol te zijn in deze functie, moet je detailgericht zijn en uitstekende organisatorische vaardigheden hebben. Je moet in staat zijn om met vertrouwelijke informatie om te gaan en effectief te communiceren met verschillende belanghebbenden binnen de organisatie. Ervaring met documentbeheersystemen en kennis van relevante wet- en regelgeving is een pluspunt. Belangrijke taken in deze functie zijn onder andere het opstellen en bijhouden van documentatieprocedures, het beheren van fysieke en digitale archieven en het ondersteunen van teams bij het vinden en gebruiken van records. Je werkt nauw samen met IT en juridische afdelingen om ervoor te zorgen dat gegevens veilig en conform de regelgeving worden beheerd. Als jij een gestructureerde en proactieve professional bent met een passie voor documentbeheer, dan is deze functie iets voor jou. Sluit je aan bij ons team en help ons om een efficiënte en veilige documentbeheeromgeving te creëren.

Verantwoordelijkheden

Text copied to clipboard!
  • Beheren en organiseren van fysieke en digitale bedrijfsrecords.
  • Zorgen voor naleving van regelgeving en bedrijfsbeleid met betrekking tot documentbeheer.
  • Ontwikkelen en implementeren van archiverings- en opslagprocedures.
  • Ondersteunen van audits en nalevingscontroles door relevante documentatie te verstrekken.
  • Samenwerken met verschillende afdelingen om documentbeheerprocessen te optimaliseren.
  • Trainingssessies geven aan medewerkers over best practices voor documentbeheer.
  • Beheren van toegangsrechten en beveiliging van vertrouwelijke informatie.
  • Identificeren en implementeren van verbeteringen in documentbeheerprocessen.

Vereisten

Text copied to clipboard!
  • Minimaal een MBO- of HBO-diploma in administratie, informatiemanagement of een gerelateerd vakgebied.
  • Ervaring met documentbeheer en archiveringssystemen.
  • Uitstekende organisatorische en analytische vaardigheden.
  • Vermogen om met vertrouwelijke informatie om te gaan.
  • Goede communicatieve vaardigheden en samenwerkingsvermogen.
  • Kennis van relevante wet- en regelgeving met betrekking tot documentbeheer.
  • Ervaring met digitale documentbeheersystemen is een pluspunt.
  • Oog voor detail en nauwkeurigheid in administratieve taken.

Potentiële interviewvragen

Text copied to clipboard!
  • Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je een documentbeheerproces hebt verbeterd?
  • Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie en gegevensbeveiliging?
  • Welke ervaring heb je met digitale documentbeheersystemen?
  • Hoe zorg je ervoor dat records up-to-date en correct blijven?
  • Kun je een uitdaging beschrijven die je bent tegengekomen in documentbeheer en hoe je deze hebt opgelost?